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DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS, SIMPLES FÁCIL E RÁPIDO!

Serviços

Vantagens

Mais colaboração

Mantenha o conhecimento ao alcance de todos

  • Informações importantes organizadas e armazenadas em um único local
  •  Conteúdo disponível a todo tempo e em qualquer lugar.
  •  Acesso por navegador e dispositivos móveis.
  •  Notificações por e-mail permitem identificar as mudanças ocorridas nas informações.
  •  Portal público de conhecimento permite compartilhar informações com clientes como Manuais, Termos de licença, etc.
  •  A Caixa de tarefas permite acompanhar e executar suas pendencias de elaboração, validação ou aprovação.

Menos tempo procurando

Redução de até 90% no tempo gasto procurando por informações

  •  Encontre facilmente o que procura.
  •  Buscas rápidas e eficientes.
  •  Consulta com filtros e palavras chaves.
  •  Pesquisa pelo conteúdo dos documentos.
  •  Indexação automática de palavras chaves de documentos.
  •  Localização do local de armazenamento de documentos físicos.

Mais segurança da informação

Aumento da confiabilidade e qualidade da informação

  •  Documentos gravados em todas as etapas, da elaboração à publicação.
  •  Versionamento e histórico de alterações.
  •  Autenticidade de documentos, inclusive com assinatura digital.
  •  Diferentes níveis de permissão para inclusão, visualização e atualização de informações.
  •  Fluxos de validação e aprovação.

Menos custos

Redução de 60% de geração de informações duplicadas

  • Documentos gravados em todas as etapas, da elaboração à publicação.
  • Repositório único e rotinas de backup.
  • Buscas eficientes permitem encontrar as informações evitando geração de conteúdo desnecessário ou duplicado.

Abaixo, as dúvidas mais comuns sobre digitalização de documentos.

  • Qual é o meu ganho real ao digitalizar os documentos de minha empresa, vale o investimento?

Tomamos como exemplo o setor judiciário, que possui centenas de milhões de documentos arquivados durante décadas. Quando se tem a necessidade de consultar um desses documentos, um advogado, procuradores, juizes ou funcionários do fórum perdiam horas, as vezes dias para se buscar um único documento. Com a digitalização de documentos, otimiza-se o tempo deste funcionário, há um ganho direto em tempo e qualidade do trabalho.

Temos que levar em consideração também a falta de espaço nos arquivos. Esse problema está sendo recorrente em diversas organizações.

  • Como funciona o trabalho de digitalização de documentos no dia a dia, vai atrapalhar o funcionamento da minha empresa?

O trabalho geralmente é feito na empresa do cliente, onde organizamos os espaços e as rotinas para que tudo saia da melhor forma possível, evitando o deslocamento do acervo.

  • O que são Birôs de Digitalização de Documentos?

Birôs de Digitalização de Documentos são estruturas montadas no cliente onde são realizados os processos de digitalização de documentos.

Montamos nosso birô de digitalização de documentos num sistema de linha produção: recebimento e triagem, preparação, digitalização, remontagem, controle de qualidade e indexação, sempre em concordância com as melhores práticas do mercado e do CONARQ. Nossos birôs são operados por uma equipe treinada e experiente.

  • Quais equipamentos vocês utilizam e qual a diferença para se utilizar em demandas pequenas e grandes?

Na ocasião faremos um levantamento do acervo referente a quantitativo, qualidade, tipos e tamanho dos documentos. Com essas informações é feito um dimensionamento das máquinas (grande, médio ou pequeno porte), bem como a equipe a ser alocada e o sistema a ser implantado. Tudo de acordo com o orçamento/prazo do cliente.

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